1. Jouw privacy is belangrijk

Your privacy is important to us. We handle your personal data with integrity, lawfulness, accuracy, and transparency. In this document, our privacy policy, we explain how the processing is done and what personal data is involved.

2. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

This privacy policy applies to all customers and suppliers of Meliopus as well as when you visit our offices, websites; when you are a prospective or former customer of Meliopus or a stakeholder at another organization in contact with us. We encourage you to read this document carefully to understand why and for what purpose we process your personal data. It also details your rights and how you can exercise them. We may update our privacy policy. The most recent version is available on our website http://workplacedesign.be/. We recommend regularly checking our privacy policy to stay informed of any changes. For more information on privacy laws in Belgium, you can visit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

3. Wat betekent ‘Gegevensverwerking’ en wie is verantwoordelijk?

Meliopus BV, gevestigd te Steenweg 39, 1730 Asse en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0646.821.239 (hierna: “Meliopus”) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Onder “verwerking van gegevens” verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. De term “verwerking” omvat onder meer het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op enigerlei wijze ter beschikking stellen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

4. De belangrijkste toezichthoudende autoriteit van Meliopus

Voor Meliopus is de Belgische Toezichtautoriteit de belangrijkste autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

5. Waarom willen we uw persoonlijke gegevens verwerken?

Meliopus moet voldoen aan wettelijke verplichtingen

In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonlijke gegevens te verwerken. De belangrijkste zijn onder andere:

• Fiscaal recht
• Handelsrecht
• We kunnen verplicht worden om persoonsgegevens door te geven aan autoriteiten of andere derden, bijvoorbeeld als dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

Meliopus moet zijn contract met u kunnen nakomen

Als klant maakt u gebruik van onze diensten of koopt u onze producten. Voor een goede uitvoering van onze overeenkomst moeten we deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Dit geldt ook als u onze leverancier bent. Ook in dit geval moeten we het contract nakomen en de leverancierscontracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Wanneer u onze website bezoekt, verplichten wij ons om altijd een goed functionerende website aan te bieden. Hiervoor gebruiken we de zogenaamde functionele cookies.

Meliopus vraagt uw toestemming

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, vragen we je toestemming via onze cookiebanner om onze statistische, marketing en social media cookies te plaatsen. Meer informatie over ons cookiebeleid vind je hier. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken.

Meliopus heeft een legitiem belang

Als commercieel bedrijf hebben we legitieme belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Hierbij zorgen we voor een goede balans tussen jouw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Meliopus. Mocht u toch bezwaar hebben tegen de verwerking op basis van deze grond, dan kunt u bezwaar maken tegen deze verwerkingen. We verwerken de persoonsgegevens van toekomstige betrokkenen die aan ons zijn verstrekt via een derde partij op grond van ons gerechtvaardigd belang. Nieuwe klanten voor onze diensten zijn essentieel voor de noodzakelijke groei van ons bedrijf en sluiten perfect aan bij de behoeften van onze potentiële klanten.

6. Welke persoonsgegevens verwerken we en voor welke doeleinden?

Van onze zakelijke relaties

Zakelijke relaties omvatten onze klanten en leveranciers. Meliopus verwerkt de persoonsgegevens van personen die werken voor bedrijven waarmee we zaken doen. Het doel van deze verwerking is het verstrekken van informatie over de diensten en het onderhouden van zakelijke relaties. Om contact met u op te nemen en u te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer, verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer en/of mobiel nummer, e-mailadres, IP-adres en cookies.

Van onze potentiële kopers

Onze potentiële nieuwe klanten zijn geïnteresseerd in onze diensten. Meliopus wil hen daarom op de hoogte houden van haar diensten. Om met hen te communiceren, verwerken we de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres IP-adres, cookies.

Beelden van bewakingscamera’s worden tijdelijk opgeslagen

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen. Als er bewakingscamera’s worden gebruikt, voldoen we aan de wettelijke voorschriften. Gebouwen onder toezicht herken je aan een duidelijk zichtbare sticker. Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn:

• Als de opgenomen beelden nuttig zijn om een misdrijf of overlast te bewijzen
• Een schade bewijzen
• Een dader, getuige of slachtoffer identificeren

7. Verkopen of geven wij uw gegevens door aan derden?

We verkopen geen persoonlijke gegevens aan derden en geven ze ook niet door, tenzij:

Aan onze rechtsopvolgers.

Wij geven uw persoonsgegevens door aan onze eventuele opvolgers en gelieerde ondernemingen (zoals dochter- en zusterondernemingen) voor dezelfde doeleinden als vermeld in dit privacybeleid.

Dit is noodzakelijk voor onze services.

Voor sommige aspecten van onze diensten werken we samen met derden of schakelen we onderaannemers in. De overdracht van uw gegevens gebeurt alleen voor dezelfde doeleinden als bij Meliopus zelf. We zorgen ervoor dat ook zij uw gegevens veilig, respectvol en te goeder trouw beheren.

Je geeft ons toestemming om dit te doen.

Als Meliopus persoonsgegevens op andere manieren aan derden doorgeeft, gebeurt dit met expliciete communicatie, waarbij aan de derde partij wordt uitgelegd wat de doeleinden van de doorgifte en verwerking zijn. Waar dit wettelijk verplicht is, vragen we uw uitdrukkelijke toestemming. U hebt altijd de mogelijkheid om bezwaar te maken.

8. Wat zijn je rechten en hoe kun je ze uitoefenen?

U hebt veel rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Wij implementeren uw rechten in onze systemen en procedures binnen 30 dagen na ontvangst van uw verzoek. Als deze termijn om wat voor reden dan ook niet kan worden gehaald, zullen we u voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn informeren.

Recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens

U hebt het recht om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die wij over u verwerken, het doel van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben en wie de gegevens ontvangt. In dit geval kunt u ook te weten komen hoe lang we de gegevens opslaan, of de gegevens worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming en of we van plan zijn de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te sturen. We zullen u de gevraagde informatie binnen een redelijke termijn schriftelijk of elektronisch verstrekken.

Recht op rectificatie of aanvulling van uw persoonlijke gegevens

Het kan voorkomen dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) kloppen. Je kunt altijd vragen om de gegevens te laten corrigeren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

Recht op het wissen van uw persoonlijke gegevens

Als u van mening bent dat wij persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kunt u vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot wissen van persoonsgegevens kan door Meliopus worden geweigerd als het gerechtvaardigd is. Voorbeelden hiervan zijn het uitoefenen of onderbouwen van een juridische claim of vanwege een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te bewaren.

Recht op beperking van persoonlijke gegevens

U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onwettig is of als u het er niet mee eens bent dat wij de gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen aan dit bezwaar voldoen, tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen, zoals het voorkomen van fraude of wanbetaling. .

Recht op bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking zal dan worden stopgezet, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde partij te beschermen, of voor het opstellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt contact met ons opnemen om de overdracht van de persoonlijke gegevens die u ons hebt verstrekt aan een derde partij aan te vragen.

Recht om een klacht in te dienen

Als u het niet eens bent met ons standpunt, kunt u zich wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kunt daar ook een klacht indienen. De contactgegevens zijn Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

Identificatie van de aanvrager

U kunt uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen door een schriftelijk verzoek in te dienen op het adres Witteramsdal 68, 1730 Asse. Wees altijd zo specifiek mogelijk wanneer u uw rechten uitoefent, zodat we uw verzoek correct kunnen behandelen. Om te voorkomen dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo nauwkeurig mogelijk verifiëren. Daarom moet het verzoek altijd vergezeld gaan van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenkomt met de uwe. Dit kan door een kopie van je identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Zorg ervoor dat u uw foto en identiteitskaartnummer (enz.) zwart maakt om uw privacy te beschermen. Als we het ingediende document als onvoldoende bewijs beschouwen, zullen we je hierover informeren. We behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan de aanvraag totdat er voldoende bewijs is geleverd.

9. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus variëren afhankelijk van het doel, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of de wettelijke noodzaak om bepaalde gegevens te bewaren als bewijs in geschillen. Deze gearchiveerde gegevens zijn natuurlijk slechts beperkt toegankelijk. We bewaren de persoonsgegevens van onze klanten en prospects tot 15 jaar na het laatste contract of contact. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonlijke gegevens geanonimiseerd.

10. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Meliopus BV doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen en uw privacy te waarborgen tegen onrechtmatig gebruik. Onze medewerkers zijn getraind om op de juiste manier met vertrouwelijke gegevens om te gaan. Dit doen we door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zijn wij met deze dienstverleners overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. Als u vermoedt dat de interactie met de website niet langer veilig is, breng ons dan onmiddellijk op de hoogte. Wij doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens en privacy te beschermen.

11. Cookies

Meliopus gebruikt cookies op de website www.meliopus.be. Dit zijn kleine informatiebestanden die worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Wanneer we hierna naar “cookies” verwijzen, bedoelen we ook andere soortgelijke technieken. Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Dat is handig, want dan hoef je niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, je voorkeuren in te stellen of je instellingen aan te passen. Op deze manier kunnen we ook onze website beter laten werken, inzicht krijgen in het gedrag van bezoekers op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties over meerdere websites kunnen tonen en niet-relevante advertenties kunnen weglaten. Cookies brengen de veiligheid van uw computer niet in gevaar. We gebruiken functionele, analytische en marketing cookies. Met uitzondering van functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website), vragen we je toestemming voor het plaatsen van deze kleine informatiebestanden. Meer informatie over welke cookies we gebruiken, hoe lang we ze bewaren en hoe u ze kunt beheren, vindt u in onze cookieverklaring.