Haalbaarheidsstudie voor optimalisatie werkplekinrichting bij Baxter
Met twee gebouwen, waarvan één verzadigd en het andere met nog beschikbare ruimte, rees bij gezondheidszorgbedrijf Baxter de vraag of een overgang naar een open kantooromgeving mogelijk was. Meliopus voerde een feasibility study uit om de beschikbare ruimte efficiënter te benutten en een stimulerende werkplek te creëren.
De klant:
Baxter International Inc. is een Amerikaans multinationaal gezondheidszorgbedrijf, opgericht in 1931. Het bedrijf is een pionier in de ontwikkeling van intraveneuze (IV) oplossingen en andere medische producten. Baxter richt zich op de behandeling van nierziekten en andere chronische en acute medische aandoeningen. De Benelux-afdeling bevindt zich in Eigenbrakel, op een steenworp van Brussel.
De opdracht:
Baxter had twee gebouwen in Eigenbrakel, waarvan één volledig bezet was en het andere nog ruimte over had. Het bedrijf wilde onderzoeken of het haalbaar was om over te schakelen van een traditionele, gesloten kantoorindeling naar een meer open werkplekomgeving. Het doel was om het gebruik van de beschikbare ruimte te rationaliseren en te optimaliseren om groei op te vangen en een comfortabele, stimulerende werkplek te creëren. Een specifieke uitdaging hierbij was het betrekken van diverse afdelingen, waaronder R&D-laboratoria met hoogopgeleide professionals die waarde hechtten aan privacy en discretie. De overgang vereiste een significante verandering, zowel in de fysieke ruimte als in de mentaliteit van de medewerkers.
Onze aanpak:
1/ As-is-analyse van de bestaande situatie
Meliopus begon met het verkrijgen van een grondig begrip van de organisatie en de behoeften van de verschillende bedrijfsunits. Dit deden we onder andere door de bezettingsgraad van werkplekken te meten gedurende een bepaalde periode. We deden een oppervlakte-analyse om te bepalen hoe de ruimtes gebruikt werden en observeerde interacties binnen verschillende leeftijdsgroepen. Ook maakten we een analyse van de mogelijkheden en beperkingen van de gebouwstructuur, en voerden we tellingen en observaties uit om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige situatie.
2/ Bepalen van de projectambitie
In een tweede fase organiseerden we meerdere sessies met de stafleden om de visie en doelstellingen van het project vast te stellen. Tijdens de eerste 2 sessies definieerden we de overkoepelende visie voor de toekomstige werkplekomgeving en identificeerden we uitdagingen, waaronder talent aantrekken, medewerkers motiveren, een flexibele inrichting creëren, kosten beheersen en interactie op de werkvloer bevorderen. Al deze input gebruikten we om tijdens een derde overleg een concept uit te werken van de ideale werkomgeving.
3/ Ontwikkeling van de toekomstige situatie
Met het concept van de ideale werkplek trokken we naar de werkvloer. Via interviews met medewerkers brachten we hun behoeften, bezorgdheden en weerstand in kaart en polsten we naar de bereidheid om over te schakelen naar een open kantooromgeving met een nieuw beleid. Op basis van de verzamelde inzichten stelden we een plan op voor de implementatie van de nieuwe werkplekomgeving, inclusief beleidsrichtlijnen voor gemeenschappelijke zones, vergaderruimtes, gebruiksregels, gedragsnormen voor flexibel werken, samenwerking, wederzijds respect en geluidsbeheersing.
4/ Ontwerp van macro- en microplannen
We ontwikkelden zowel macro- als microplannen voor de herinrichting van de werkplekken. Daarna zouden we een pilootproject opstarten, maar door een verschuiving bij het management is de studie niet verdergezet en werden de plannen niet in de praktijk gebracht.
Het resultaat:
Hoewel het project niet werd uitgevoerd, leverde de haalbaarheidsstudie waardevolle inzichten op voor Baxter. Het bedrijf beschikt nu over een uitgebreid plan met bijhorende beleidsrichtlijnen. Dit kunnen ze in de toekomst gebruiken om de werkplekinrichting alsnog te optimaliseren en aan te passen aan de veranderende behoeften van de organisatie en haar medewerkers.
